Облачный документооборот для ресторанов и поставщиков HoReCa — какой выбрать

Облачный документооборот для ресторанов и поставщиков HoReCa — какой выбрать Сервисы для бизнеса

Понятие «облачного документооборота» для ресторанного бизнеса

В целях комфортного веде́ния бизнеса для предпринимателей, связанных с рынком HoReCa, создан специальный облачный документооборот. Теперь легко заменить рутинный обмен документацией по электронной почте — работой в частном «облаке».

Облачный документооборот – это методика обмена электронными файлами, которая реализуется через защищённый канал связи в качестве интернет-услуги с помощью программного обеспечения. Особенность обмена заключается в следующем: информация, настройки, необходимые документы и программы хранятся на серверах производителя сервиса. Данные расположены в «облаке» и доступны при подключении через интернет.

Удобство таких технологий обеспечено предоставлением клиенту компьютерных мощностей в виде сервиса с удалённым доступом on-line. Пользователь обретает полноценную систему электронного документооборота (СЭД), не затрачивая денежных средств на создание инфраструктуры и установку ПО.

Предприниматели, развивающие бизнес в нише общественного питания, будут заинтересованы во внедрении подобной платформы. Облачный документооборот для ресторанов — выгодная альтернатива бумажной волоките. Система создана для мобильных и современных пользователей.

Преимущества и недостатки СЭД

Плюсы

Перевод системы оборота документов в облачный сервис предоставляет ряд преимуществ:

  • экономия на дорогостоящей инфраструктуре (серверном оборудовании, установке ПО и других элементов IT);
  • масштабируемость (аренда вспомогательных мощностей в электронной базе);
  • открытость (on-line-доступ к данным, из-за пластичности «облачных» решений);
  • круглосуточная техподдержка (при необходимости полное восстановление или обновление информации).

Минусы

Электронный документооборот — прогрессивная, но не совершенная система. В удалённых дата-центрах надёжный уровень защиты данных, тем не менее использование СЭД связано с существенными рисками.

Риск утечки сведений.

При передаче документации на хранение и перенос в «облака», необходимо удостовериться, что возможность потери данных минимизирована. Не стоит целиком пропускать информацию через недостоверный источник, а лучше самостоятельно перенести документы в базу.

Утрата информации в результате разрыва соединения с сервером.

В самый неподходящий момент случаются непредвиденные разрывы соединения с «облачным» сервером. И если работу сервера, принадлежащего компании, можно экстренно восстановить при помощи системного администратора, то в случае с «облаком», остаётся обратиться в службу поддержки и терпеливо ждать решения проблемы.

Причины для перехода на ЭДО в ресторанном бизнесе

Предприятиям, относящим себя к миру ресторанного бизнеса, ЭДО необходим для оптимизации бизнес-процессов, связанных с оформлением юридической документации. Обмен деловыми бумагами с партнёрами происходит в ускоренных темпах, а трудовые издержки сокращаются. При использовании системы «облачного документооборота», нагрузка на сотрудников уменьшается на 95%.

СЭД для сетей ресторанов и кафе актуализирует информацию в учётной базе клиента, контролирует закупочные цены, исполняет требования государства по обороту алкоголя и помогает пользователям усовершенствовать работу, сокращая затраты.

Факторы использования «облачного документооборота» в сегменте HoReCa:

  • первичные бухгалтерские документы поставщиков сразу попадают в базу товарного учёта (iiko);
  • отсутствие ручного ввода исключает появление ошибок, в результате чего повышается оперативность работы;
  • подтверждение товарных накладных доступно с любого устройства связи, в том числе со смартфона;
  • быстрое развёртывание системы;
  • наличие бесплатного тестирования;
  • оперативное обновление изменений и поправок в законодательстве;
  • полная бесплатная поддержка ЕГАИС.

Системы Электронного Документооборота

eDocLib

Ведущий разработчик программ для управления документооборотом (ЭОС) представил обновлённый вариант web-ориентированной ECM платформы «eDocLib 2.4.»

Система документооборота поддерживает:

  • оперативную обработку информации;
  • сотрудничество пользователей с партнёрами в режиме on-line;
  • согласование бизнес-процессов и корпоративной деятельности;
  • создание интернет-порталов и нахождение информации в совместных хранилищах.

В инструментарий ECM-системы «eDocLib 2.4» добавлена конфигурация, обеспечивающая автоматизацию оборота документации — «eDocLib документооборот».

СЭД осуществляет весь цикл регулирования этого процесса:

  • разработка проекта документооборота;
  • общественное рассмотрение;
  • регистрация файлов;
  • маршрутизация;
  • контроль за исполнением задач;
  • поиск и формирование отчётов;
  • списание в дело и ликвидация.

Конфигурация поддерживает облачный документооборот, но может использоваться и для привычного обмена документами.

DocsVision

Современная платформа для обработки деловой документации, созданная для упрощения документооборота компаний-партнёров. В основе разработок — технологии .Net и web-сервисов.

Функциональные возможности СЭД:

  • создание электронного реестра;
  • регистрация бумажной документации и распознавание текстов;
  • автоматизация канцелярии;
  • обеспечение согласования и утверждения документации;
  • контроль исполнения задач;
  • интеграция бизнес-процессов с приложениями.

В основе СЭД лежит модульный принцип, состоящий из таких компонентов:

  • программная платформа;
  • интегрированные расширения «Делопроизводство» и «Управление процессами»;
  • разработка приложений на базе системы;
  • программный шлюз «DocsVision-Axapta».

Диадок

Сервис «Диадок» поддерживает функцию документооборота первичными бухгалтерскими документами, включая электронные счета-фактуры, акты выполненных работ, товарные накладные и прочие. Обмен происходит с налоговыми органами и судами.

Настройка системы обмена файлов через «Диадок» требует наличия сертификата электронной подписи. Позволительно использовать ключ, созданный для подписи отчётности в инспекции Федеральной налоговой службы «ИФНС».

Сервис облачного документооборота «Диадок» завоевал популярность среди клиентов, его использует уже более миллиона компаний. Так что будет легко настроить процесс обмена данными со своими постоянными партнёрами по бизнесу.

Преимущество системы — возможность перевода в электронный вид любых финансовых и юридических бумаг. Однако СЭД не полностью защищает документарий от несанкционированного доступа, ведь платформа настроена таким образом, что подписывать файлы можно и с планшета или с телефона, а это небезопасно. Требуется повышенное внимание и осторожность, во избежание утери конфиденциальных данных.

Битрикс24

Отечественный сервис «Битрикс24» ориентирован на управление персоналом и повышение эффективности взаимодействия с клиентами. Разработчики этой платформы предлагают две версии: «облачную» или «локальную».

Система электронного документооборота решает комплекс функциональных задач.

  • Отслеживание рабочего времени. Инструмент, контролирующий время нахождения на рабочем месте. Доступна фильтрация по различным фильтрам (времени авторизации и выхода из базы).
  • Контроль исполнения задач. «Битрикс24» — полезный помощник в тайм-менеджменте. Пользователь может поставить задачу в два клика на определённую дату и время. Сервис позволяет проследить скорость и качество работы отдельного сотрудника или всей компании.
  • Система анализа показателей эффективности KPI. Инструмент применяется для оценки текущего положения дел в компании. Обеспечивает разработку реалистичной стратегии дальнейшего развития, на основе рассчитанных показателей эффективности сотрудников за отчётный период.
  • Воронка продаж. Сервис наглядно демонстрирует текущее состояние сделок на разных этапах выполнения. Гораздо комфортнее визуально видеть, какой процент задач близится к завершению, а каким сделкам необходимо уделить должное внимание. Это помогает при планировании рабочего времени и ожидаемого денежного потока от ведения бизнеса.

4easyCM

Продукт предназначен для усовершенствования документооборота с подрядчиками, ориентирован преимущественно на зарубежную аудиторию.

Решаемые функциональные задачи:

  • безопасное хранение материалов;
  • техническая поддержка при возникновении мелких, но не менее существенных проблем в текущей работе;
  • регистрация значительного объёма документации в «облаке» при заключении масштабных сделок;
  • помощь в управлении глобальными проектами.

DIRECTUM

«DIRECTUM» – сервис «облачного документооборота» для универсального управления делопроизводством. Цель использования «электронного помощника» заключается в увеличении результативности работы персонала.

Программа принадлежит к разделу ECM-систем и обрабатывает информацию в её каждом жизненном цикле. Платформа организует и контролирует рабочие задачи на базе WorkFlow: фильтрация заказов, организация совещаний, регистрация этапов продаж и прочих процедур.

Функционал «облачного» сервиса не просто реализует хранение и обмен значительного объёма документов и данных, но и контролирует следующие трудоёмкие процессы:

  • поддержание разных вариантов организации удалённой работы сотрудников;
  • организация управления проектной деятельностью;
  • поддержка процессов закупки товаров и услуг на основе организации конкурсов и тендеров;
  • предлагает 3 вида хранилищ: для оперативного доступа, для архивного хранения и для хранения объёмных данных;
  • взаимодействие платформы с локальными информационными системами и организация целостной инфраструктуры.

CompanyMedia

«CompanyMedia» — это совокупность «облачных систем», упрощающих делопроизводство, документооборот и бизнес-процессы в точном соотношении с общепринятыми нормами.

Платформа предоставляет пользователям следующие функциональные инструменты:

  • подготовка и согласование деловой информации;
  • регистрация всех форм документации, входящей и исходящей корреспонденции;
  • формирование поручений и возможность регистрации ответов на них по всем типам документации;
  • сканирование любого объёма документации, создание и ведение электронных архивов;
  • информационная поддержка пользователей;
  • обслуживание проектов;
  • учёт рабочего времени;
  • организация совещаний, администрирование;
  • координация взаимодействия пользователей и службы поддержки.

Обработка документов системой «облачного документооборота» сокращает время на её прохождение по многочисленным структурным подразделениям. Это позволяет повысить качество управленческих решений, за счёт полноты и своевременности предоставляемой информации.

EMC Documentum 7.0

«EMC Documentum 7.0» — программа для реализации тактики перехода к «облачному документообороту» и архиву. Передовые компании используют её в качестве платформы для электронного обмена документацией.

Система предоставляет комплект инструментов управления документооборотом, обеспечивая клиентам возможность работать продуктивно за счёт рационального использования информационных данных.

Функциональность программы «EMC Documentum» исполнена в таких направлениях:

  • поддержка целостности данных;
  • эксплуатация приложений в целях координации бизнес-процессов;
  • обеспечение возможности распределённой деятельности;
  • гарантия безопасности и конфиденциальности данных;
  • предоставление упорядоченного доступа к документации;
  • соответствие техническим стандартам;
  • взаимодействие с другими информационными базами;
  • неуязвимость, стабильность и высокая продуктивность;
  • профессиональная техподдержка.

Е1 Евфрат

СЭД «Е1 Евфрат» реализует бесперебойную работу со сложными схемами информационных потоков в организациях. Настройка программы проходит в соответствии с требованиями положений и инструкций по обороту служебной документации.

Платформа реализует массу функциональных возможностей, которыми она обязана обладать для достижения первостепенной задачи и облегчения процессов функционирования делопроизводства. В отличие от других «облачных» систем, «Е1 Евфрат» предлагает такие функции, как:

  • распознавание реквизитов с отсканированного файла и перенос их в соответствующие поля регистрационно-контрольной карты;
  • сжатие размера файлов в 10 раз.

Программный продукт координирует целый жизненный цикл электронной документации в рамках бизнес-процессов компаний:

  • ввод и регистрация данных;
  • работа с электронными файлами документов;
  • контроль исполнения задач;
  • движение документов при помощи технологии Workflow;
  • рассылка и архивирование данных;
  • локальная почта.

7 ДОК

Главный отечественный поставщик программ автоматизации оборота документов и делопроизводства, ECM-платформ — «Электронные офисные системы» и ОАО «Ростелеком» разработали облачный сервис электронного документооборота «7 ДОК».

Решение основано на нормах российского документооборота с возможностью автоматизации государственных и муниципальных услуг посредством системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).

Основные функции программы.

  • Интеграция с MS Outlook и цифровой подписью.
  • Массовое сканирование.
  • Автоматизированное рабочее место на платформе iOS.
  • Редакция маршрутов движения файлов документации.
  • Импорт и экспорт данных.
  • Группировка при помощи классификатора заявок граждан.
  • Обмен информацией и передача полномочий между пользователями продукта.

Преимущества:

  • гибкая настройка программного продукта;
  • отсутствие необходимости в локальной инфраструктуре и инвестициях;
  • выгодное использование денежных средств на информатизацию;
  • интуитивно доступный пользовательский интерфейс;
  • удобство внедрения и обучения пользователей;
  • адаптация функционала без доработок.

Оставить заявку на подключение можно по форме ниже






    Нет единой платформы, совмещающей в себе полный перечень необходимых функций и инструментов для организации работы с электронными файлами. Пользователи вправе выбирать из многообразия программных продуктов ту, которая подойдёт под их специфику работы.

    Оцените статью
    Бизнес основатель